Aufbewahrungsfristen berechnen

mit der Saarbrücker Tabelle

Ermitteln Sie mit der Saarbrücker Tabelle interaktiv die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsakten und Dokumente gemäß der gesetzlichen* Aufbewahrungspflicht.

Aufbewahrungsfristen einfach berechnen
Akten aus welchem Jahrgang dürfen im Jahr vernichtet werden?
In welchem Jahr können die Akten aus dem Jahrgang vernichtet werden?
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Berechnungsergebnis


Im Jahr 2020 dürfen aus den folgenden Jahrgängen und davor vernichtet werden*:

DokumentenklasseDokumentenartFristJahrgang
amtliche DokumenteAnmeldung zur Liquidation102009
amtliche DokumenteBetriebsprüfungsberichte102009
amtliche DokumenteEinheitswertbescheide und -unterlagen102009
amtliche DokumentePrüfungsberichte des Abschlussprüfers102009
amtliche DokumenteSteuerbescheide102009
amtliche DokumenteSteuererklärungen102009
amtliche DokumenteSteuerunterlagen zu Steuererklärungen102009
BuchhaltungAbrechnungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungAktenvermerke - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungÄnderungsnachweis der EDV-Buchführung102009
BuchhaltungAusgangsrechnungen102009
BuchhaltungAußendienstabrechnungen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungBankbelege102009
BuchhaltungBelege (Offene-Posten-Buchhaltung) - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungBeleglisten - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungBetriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen102009
BuchhaltungBetriebskostenabrechnungen102009
BuchhaltungBewertungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungBewirtungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungBuchungsbelege102009
BuchhaltungCRM -Frachtbriefe - soweit zum Nachweis Ust-Freiheit102009
BuchhaltungDebitorenbuchhaltung102009
BuchhaltungDebitorenliste - soweit Bilanzunterlage102009
BuchhaltungDepotauszüge, -bücher - soweit nicht Inventare102009
BuchhaltungDoppel von Ausgangsrechnungen102009
BuchhaltungEffektenquittungen, -empfangsbescheinigungen, -bücher - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungEigen- Ersatzbelege - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungEingangsrechnungen102009
BuchhaltungEinnahmeüberschussrechnungen102009
BuchhaltungE-Mail - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungEssensmarkenabrechnungen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungFahrtenbücher102009
BuchhaltungFahrtkostenerstattungsunterlagen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungFreistemplerabrechnungen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungGehaltslisten102009
BuchhaltungGeschäftsberichte102009
BuchhaltungGutschriften102009
BuchhaltungHandelsbriefe - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungHandelsbücher102009
BuchhaltungHauptabschlussübersicht - wenn anstelle der Bilanz102009
BuchhaltungInkassobücher, -belege102009
BuchhaltungJournale für Hauptbuch und Kontokorrent102009
BuchhaltungKassenberichte102009
BuchhaltungKassenbücher und -blätter102009
BuchhaltungKassenzettel102009
BuchhaltungKontenpläne und Kontenplanänderungen102009
BuchhaltungKontenregister102009
BuchhaltungKontoauszüge - Girokonten, Postgiro102009
BuchhaltungKostenträgerberechnungen - bei Organschaften102009
BuchhaltungKreditorenbuchhaltung102009
BuchhaltungKreditunterlagen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungLagerbuchführungen102009
BuchhaltungLastschriftanzeigen102009
BuchhaltungLieferscheine - soweit Buchungsbelege (z.B. wegen Leistungsdatum)102009
BuchhaltungLohnkonten - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungLohnlisten102009
BuchhaltungLohnnachweise für Berufsgenossenschaften102009
BuchhaltungLohnsteuerunterlagen - ausgestellt für Beschäftigte zum Lohnsteuerjahressausgleich102009
BuchhaltungNachnamebelege - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungOP-Listen (EDV)102009
BuchhaltungPfändungsunterlagen102009
BuchhaltungPortokassenbücher102009
BuchhaltungPostgirobelege - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungPrämienunterlagen z.B. Versicherungen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungProvisionsabrechnungen102009
BuchhaltungQuittungen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungRechnungen und Rechnungsunterlagen102009
BuchhaltungRechnungsdoppel - innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen102009
BuchhaltungRegistrierkassenstreifen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungReisekostenabrechnungen102009
BuchhaltungRepräsentationsaufwendungen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungSammelbelege - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungScheckunterlagen102009
BuchhaltungSpendenbescheinigungen102009
BuchhaltungStornorechnungen102009
BuchhaltungStornoreserven bei Provisionsabrechnungen - nach Ablauf/Vertragsende102009
BuchhaltungTelefonkostenbelege - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungÜberweisungsbelege102009
BuchhaltungUmsatzsteuervoranmeldungen102009
BuchhaltungVerkaufsbücher102009
BuchhaltungWareneingangsbücher und Warenausgangsbücher102009
BuchhaltungWechselunterlagen - soweit Buchungsbelege102009
BuchhaltungWerbegeschenknachweise102009
BuchhaltungZahlungsanweisungen102009
BuchhaltungZinsabrechnungen102009
BuchhaltungZollbelege102009
keine PflichtAngebote - die keinen Auftrag zur Folge hattenkeine-
keine PflichtAnzeigen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtLieferscheine - Anmerkung zur Aufbewahrungpflicht: sofern kein Buchungsbeleg (gültig ab 2017)keine-
keine PflichtMitteilungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine Pflichtöffentliche Bekanntmachungen - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
keine PflichtWerbebriefe - soweit für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmtkeine-
BilanzwesenAbschreibungsunterlagen102009
BilanzwesenAnlagenverzeichnis102009
BilanzwesenAnlagevermögensbücher102009
BilanzwesenAnlagezu- und Abgangsmeldungen102009
BilanzwesenBilanzanlagen102009
BilanzwesenBilanzen102009
BilanzwesenBilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)102009
BilanzwesenDubiosenbücher (Unterlagen über dubiose Forderungen)102009
BilanzwesenEinzelnachweis Berichtigung102009
BilanzwesenEröffnungsbilanz102009
BilanzwesenGewinn- und Verlustrechnung - Jahresbilanz102009
BilanzwesenHandelsbilanz102009
BilanzwesenHauptversammlung: Beschlüsse, Protokolle102009
BilanzwesenInventare und Inventarunterlagen102009
BilanzwesenInventurdokumente - soweit zur Bilanzerstellung 102009
BilanzwesenJahresabschlüsse102009
BilanzwesenJahresabschlusserläuterungen102009
BilanzwesenJahresabschlusslisten102009
BilanzwesenKonzernabschlüsse102009
BilanzwesenKonzernlageberichte - nebst zum Verständnis erforderlichen Unterlagen 102009
BilanzwesenLageberichte102009
BilanzwesenNebenbücher102009
BilanzwesenSaldenbilanzen102009
BilanzwesenVerbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102009
BilanzwesenVermögensverzeichnis102009
BilanzwesenWarenbestandsaufnahmen (Inventur)102009
Branchenspez.Betriebstagebücher - EfbV52014
Branchenspez.Patentienakten - Krankengeschichte301989
Branchenspez.Strahlenschutz - Aufnahme Röntgen - RöV102009
Branchenspez.Strahlenschutz - Behandlung Röntgen - RöV301989
Branchenspez.Strahlenschutz - Belehrungen - RöV301989
Branchenspez.Strahlenschutz - Gesundheitsakte - RöV301989
Branchenspez.Strahlenschutz - Messergebnisse - RöV301989
FinanzenAbtretungserklärungen - nach Erledigung62013
FinanzenAkkreditive - soweit keine Buchungsbelege62013
FinanzenBankbürgschaften - nach Erledigung/Ablauf62013
FinanzenBürgschaftsinformationen - nach Erledigung/Ablauf62013
FinanzenDarlehensunterlagen - nach Erledigung/Ablauf bzw. und soweit nicht Buchungsgrundlage62013
FinanzenFinanzberichte62013
FinanzenInvestitionszulage - Unterlagen 62013
FinanzenKreditunterlagen - nach Ablauf des Vertrages62013
FinanzenSEPA Umwidmung Lastschriftverfahren62013
FinanzenZessionen62013
FrachtpapiereAusfuhrunterlagen62013
FrachtpapiereBeförderungspapiere im Güterkraftverkehr62013
FrachtpapiereEinfuhrunterlagen62013
FrachtpapiereExportunterlagen62013
FrachtpapiereFrachtbriefe62013
FrachtpapiereVersand- und Frachtunterlagen62013
Genau prüfenBeteiligungsunterlagen102009
Genau prüfenGebäude- und Grundstückunterlagen - (z.B. Pläne, Schätzgenehmigungen, Abrechnungen, Kostenermittlungen)102009
Genau prüfenGesellschafterversammlungen: Protokolle, Beschlüsse102009
Genau prüfenGewerbeschein - nach Ablauf/Vertragsende102009
Genau prüfenGläubigerID SEPA Lastschriftverfahren102009
Genau prüfenGrundbuchauszug - soweit Inventar102009
Genau prüfenGrundstücksverzeichnis - soweit Inventar102009
Genau prüfenGründungsakten einer Gesellschaft102009
Genau prüfenGutachten102009
Genau prüfenMahnungen und -bescheide62013
Genau prüfenMietunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62013
Genau prüfenMietverträge - soweit Buchungsbelege102009
Genau prüfenPachtunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62013
Genau prüfenPatente Patentunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende62013
Genau prüfenPatente Patentunterlagen102009
Genau prüfenPensionskassenunterlagen - nach Ablauf/Vertragsende102009
Genau prüfenRechtsstreitigkeiten, Klageakte und Unterlagen - nach Ablauf/Verfahrensende62013
Genau prüfenRufnummernzuteilung Bundesnetzagentur102009
Genau prüfenTreuhandverträge - soweit steuelich relevant und nach Ablauf/Vertragsende102009
Genau prüfenUrteile des Finanzgerichtes102009
Genau prüfenUST ID Mitteilungen102009
Genau prüfenVermögensauskünfte - im Zuge der Zwangsvollstreckung62013
Genau prüfenVersicherungspolicen - nach Ablauf/Vertragsende62013
Genau prüfenVerträge - soweit keine Buchungsbelege und erst nach Erledigung/Ablauf62013
operative TätigkeitAktenvermerke62013
operative TätigkeitAngebote - die einen Auftrag zur Folge hatten62013
operative TätigkeitAuftrags- und Bestellunterlagen62013
operative TätigkeitBestell- und Auftragsunterlagen62013
operative TätigkeitDauerauftragsunterlagen - nach Auftragsablauf und soweit nicht Buchungsgrundlage62013
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) * - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200262013
operative TätigkeitFreistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original)* - Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung ab 1.1.200362013
operative TätigkeitGeschäftsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62013
operative TätigkeitGeschenknachweise - soweit nicht Buchungsgrundlage62013
operative TätigkeitHandelsbriefe - außer Rechnungen oder Gutschriften62013
operative TätigkeitHandelsregisterauszüge62013
operative TätigkeitKalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten)62013
operative TätigkeitPreislisten62013
operative TätigkeitProtokolle (allgemeiner Art)62013
operative TätigkeitSchadensunterlagen62013
operative TätigkeitSchriftwechsel (allgemein)62013
operative TätigkeitTelefonkostennachweise - soweit keine Buchungsbelege62013
PersonalwesenBeitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger - soweit Buchungsbelege62013
PersonalwesenDoppelbesteuerungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62013
PersonalwesenLohnbelege - soweit Buchungsbelege62013
PersonalwesenLohnkonten - ausgeschiedene Mitarbeiter (§41 EkSTG)62013
PersonalwesenPersonalunterlagen - soweit Buchungsbelege62013
PersonalwesenSozialversicherungsunterlagen - soweit Buchungsbelege62013
PersonalwesenÜberstundenlisten - soweit Buchungsbelege62013
PersonalwesenVermögenswirksame Leistungen - soweit Buchungsbelege62013
System/AnweisungenArbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102009
System/AnweisungenBuchungsanweisungen102009
System/AnweisungenEDV- Unterlagen - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102009
System/AnweisungenFehlerprotokolle bei EDV-Buchführung102009
System/AnweisungenMagnetbänder mit Buchungsfunktion102009
System/AnweisungenOrganisationsunterlagen der EDV-Buchführung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102009
System/AnweisungenOrganisationsvorschriften zur Buchhaltung - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102009
System/AnweisungenProgrammbeschreibung für das Buchführungsprogramm - soweit zum Verständnis der Bücher erforderlich102009
System/AnweisungenQualitätsmanagerment Unterlagen102009
System/AnweisungenSachkonten102009
System/AnweisungenSaldenlisten102009


Disclaimer*: Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Veröffentlichung versteht sich als eine Zusammenstellung von allgemein zugänglichen steuer- und handelsrechtlichen Informationen rund um die Aufbbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Diese Website richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler innerhalb Deutschlands. Dabei handelt es sich nur um erste Hinweise ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Veröffentlichung kann eine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl wir dieses Dokument mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt haben, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, außer er handelt sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Informationsstand Januar 2014.

Begriffe der Saarbrücker Tabelle:

Dokumentenklasse: Gliederung nach Themenschwerpunkten und einer einheitlicher Aufbewahrungsfrist.
Dokumentenart: gebrauchsüblicher Name eines Aktenstückes im Geschäftsverkehr mit Erläuterungen.
Frist: Jahre Aufbewahrungsfrist nach den gesetzlichen Vorgaben.
Jahrgang / im Jahr: berechnetes Ergebnis in Abhängigkeit der Auswertungsart.
Dokumentenart „genau prüfen“: Manche Dokumente können trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist Bedeutung behalten – bitte genau prüfen.

Wen betrifft die Aufbewahrungspflicht, wer muss Akten lagern:

Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, unterliegen auch den Aufbewahrungspflichten.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Was unterliegt den Aufbewahrungspflichten:

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Akten, Dokumente, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(die gesetzlichen Regelungen: §147 AO und Regelungen aus dem HGB)

Wann ist der Fristbeginn der Aufbewahrungsfrist für die Akten:

Fristbeginn ist der Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen vorgenommen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Hinweis Vertragsunterlagen: Hier beginnt die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrages.

Wie lange sind Akten aufzubewahren, welche Aufbewahrungsfristen gelten:

Unser interaktiver Aufbewahrungsfristrechner listet die meisten Dokumentenarten mit der entsprechenden Aufbewahrungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist auf.
(die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht: § 238 HGB, § 257 HGB, § 147 AO )

Kosten zu den Aktenaufbewahrungs-pflichten von Geschäftsakten:

Das OFD Hannover hat in seinem Urteil zu den Aufwendungen im Grunde nach und zu deren Höhe Stellung bezogen. So kann eine Rückstellung zu jedem Jahr gesondert ermittelt werden (Aufbewahrungskosten bis zu 10 Jahre) oder pauschal für einen ganzen Aktenbestand (Faktor 5,5 Jahre) erfolgen.
Unser kostenloses Kalkulationstool zur Aktenlagerung und Aktenarchivierung auf der Startseite hilft Ihnen bei der individuellen Berechnung.
(Eine Entscheidung im Detail: OFD Hannover vom 27.6.2007: S 2137 - 106 - StO 222/221 – siehe auch BFH XR 14/09)

Was ist außer dem Steuer- und Handelsrecht bei der Aktenaufbewahrung zu beachten:

Beweiszwecke: Bei zivil- oder öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann gerade wegen einer eventuellen Beweissicherung zur Abwehr oder Durchsetzung eines Anspruches eine längere Aufbewahrung von Aktenstücken gegeben sein.
Spezialvorschriften: In verschiedenen Branchen gibt es diverse Sonderregelungen und Vorschriften, die in dieser Auflistung nicht berücksichtigt sind.
(die gesetzlichen Regelungen zur den Aufbewahrungspflichten: Aktiengesetz AktG, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Produkthaftungsgesetz ProdHaftG, Röntgenverordnung RöV, Steuergesetze EStG + KStG + GewStG, Strahlenschutzverordnung StrlSchV, Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV, Verwaltungsverordnungen, Zivilrecht zB. BGB)

Folgen bei einem Verstoß:

Wenn auf Grund eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten die Buchführung nicht den Bestimmungen der §140bis 148 der AO entspricht, ist die jeweilige Finanzbehörde berechtigt die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Darüber hinaus kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten sogar ein Straftatbestand eintreten.

Ausnahmen zu den oben genannten Aufbewahrungsfristen bzw. Fristenden:

Soweit folgende Sachverhalte eingetreten sind, müssen Akten und Dokumente auch länger aufbewahrt werden:
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtige
Anmerkung für Blitzarchivkunden: Als Kunde können Sie im ControlCenter jederzeit und für jeden einzelnen eingelagerten Aktenkarton die Aufbewahrungszeit verlängern und so die Aktenlagerung den jeweiligen Aufbewahrungspflichten anpassen.

Aufbewahrungspflicht Privatpersonen:

Rechnungen und andere Unterlagen, Akten oder Belege, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Steuerpflichtige, deren positive Einkünfte mehr als 500T€ (§2Abs1 EkStG) betragen haben auch besondere Aufbewahrungspflichten über sechs Jahre zu beachten.
(die gesetzlichen Regelungen: §2Abs1 EkStG ; §147a AO)

Unsere Tipps zu Aktenaufbewahrung und Aufbewahrungsfristen:

Um in vielen Jahren noch genau zu wissen, wie lange Akten schon lagern oder noch gelagert werden müssen, unsere Tipps:
  • Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden.
  • Direkt bei der Einlagerung sollten die Akten gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
  • Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen Akten getrennt verwaltet werden.